MEMAHAMI SISTEM INFORMASI
v
Pengertian
Sistem.
v
Parameter
sebuah sistem.
v
Klasifikasi
sistem.
v
Pengendalian
sistem
v
Pengertian
Sistem Informasi.
v
Manfaat
Sistem Informasi.
v
Pemakai
Sistem Informasi.
v
Kegiatan
sistem informasi
TENTANG
SISTEM
Berikut adalah beberapa pengertian tentang sistem, yang diperoleh dari berbagai sumber dan latar belakang pemikiran yang mungkin berbeda.
1. Dalam kamus Inggris-Indonesia-nya John M. Echols dan Hassan Shadily, “system”
diartikan sebagai susunan.
Seperti misalnya
yang terdapat
dalam kata sistem
syaraf berarti susunan syaraf, sistem jaringan berarti susunan jaringan dan lain
sebagainya.
2. Menurut M.J Alexander dalam buku Information System Analysis : Theory and
Application, sistem merupakan suatu group dari
elemen-elemen baik yang berbentuk fisik maupun non-fisik yang menunjukkan suatu kumpulan saling
berhubungan di antaranya dan berinteraksi bersama-sama menuju satu atau lebih tujuan, sasaran atau akhir dari sebuah sistem.
3. Dalam
pengertian lain, “sistem” juga bisa diartikan
sebagai “cara”.
Seperti
misalnya kita sering
mendengar kata-kata seperti sistem pengamatan, sistem penilaian, sistem pengajaran dan lain sebagainya. Istilah sistem juga banyak dipakai
dan
dihubungkan dengan
kata-kata seperti sistem
pendidikan, sistem perangkat lunak, sistem transportasi dan lain sebagainya.
Dari sekian
banyaknya
arti
dari kata sistem, kita akan mengambil pengertian bahwa
sistem adalah suatu kesatuan utuh yang terdiri dari
beberapa bagian yang saling berhubungan dan berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.
SISTEM , SUB SISTEM DAN SUPRA SISTEM
Sebuah sistem terdiri dari berbagai unsur yang saling melengkapi dalam mencapai tujuan atau sasaran. Unsur-unsur
yang terdapat
di dalam
sistem itulah yang disebut dengan nama sub-sistem. Subsistem-subsistem tersebut harus
selalu berhubungan dan berinteraksi melalui komunikasi yang relevan sehingga sistem dapat bekerja secara efektif
dan
efisien.
Sebuah sistem juga mempunyai sesuatu
yang lebih besar ruang lingkupnya yang disebut dengan supra system. Sebagai
contoh, jika sekolah dipandang sebagai
suatu sistem, pendidikan adalah supra sistemnya dan siswa adalah sub sistemnya.
Demikian juga jika perusahaan kita pandang sebagai sebuah sistem, maka industri
merupakan supra sistemnya dan pemasaran sebagai subsistemnya.
MODEL UMUM SISTEM
Gambar
2.2 di bawah ini merupakan model umum dari sebuah sistem. Terdapat lima buah
komponen utama dalam sistem yang membuat sebuah sistem dapat bekerja dengan
baik.
Gambar
2.2 : Model Umum Sistem
Komponen
Input
Komponen
Input merupakan bagian dari sistem yang bertugas untuk menerima data masukan.
Data masukan ini digunakan sebagai komponen penggerak atau pemberi tenaga
dimana sistem itu dioperasikan. Komponen
penggerak ini terbagi menjadi dua kelompok yaitu :
1. Maintenance
input
Maintenance
input merupakan energi yang dimasukkan supaya sistem dapat beroperasi. Sebagai
contoh dalam suatu sistem pengambilan keputusan, maka maintenance inputnya
adalah team manajemen yang merupakan personil utama pengambil keputusan
(decission maker).
2.
Signal input
Signal input adalah energi yang
diproses untuk didapatkan keluaran. Dalam sistem pengambilan keputusan
tersebut, maka signal inputnya adalah informasi yang menunjang kemudahan
pengambilan keputusan tersebut (decission support system).
KLASIFIKASI SEBUAH SISTEM
Dari berbagai sudut pandang, sistem dapat diklasifikasikan sebagai
berikut :
1.
Sistem alamiah
(natural system) dan
sistem buatan manusia
(human made system)
Sistem
alamiah merupakan sistem yang terjadi karena proses alam dan tidak terdapat
campur tangan manusia. Sedangkan sistem
buatan manusia dirancang dan diciptakan oleh manusia. Contoh dari sistem
alamiah adalah sistem rotasi bumi,
sistem tata surya, dan lain-lain. Sedangkan sistem buatan misalnya sistem
pengendalian banjir, sistem tata kota dan lain sebagainya. Sistem buatan manusia ini sering melibatkan
interaksi manusia dengan mesin yang disebut dengan human-machine system.
2.
Sistem
tertutup (closed system) dan system terbuka (open system).
Sistem tertutup
adalah sistem yang
bekerja tidak berhubungan
dengan lingkungan luarnya. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang
selalu berhubungan dengan lingkungan luarnya untuk melakukan proses dalam
mendapatkan output. Secara teoritis, sistem tertutup memang ada tetapi secara
kenyataannya tidak pernah ada sistem yang benar-benar tertutup tanpa campur
tangan pihak luar.
SISTEM INFORMASI
Mengacu
pada pendapat James B Bower dan kawan-kawan dalam bukunya Computer Oriented
Accounting Informations System, maka
sistem penghasil informasi atau yang dikenal dengan nama sistem informasi,
memiliki pengertian sebagai berikut :
Sistem Informasi adalah suatu cara tertentu
untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi
dengan cara yang sukses dan untuk organisasi bisnis dengan cara yang
menguntungkan.
Pada
dasarnya sistem Informasi merupakan suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang
terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan
yaitu menyajikan informasi. Sistem Informasi di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat
manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak
luar tertentu dengan laporan- laporan yang diperlukan.
Sistem
informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai
instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Model dasar sistem menghendaki agar
masukan, pengolahan dan keluaran tiba pada saat bersamaan, yang sebaiknya
sesuai untuk sistem pengolahan informasi yang paling sederhana, dimana semua
masukan tersebut tiba pada saat bersamaan tetapi hal tersebut jarang terjadi.
Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan
diolah dalam periode waktu sebelumnya, karena itu ditambahkan sebuah
penyimpanan data file (data file storage) ke dalam model sistem informasi;
dengan begitu, kegiatan pengolahan
tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan
sebelumnya.
KOMPONEN SISTEM INFORMASI
John
Burch dan Gary Grudnitski dalam bukunya Information System Theory and Practice
memberikan
gambaran komponen sistem informasi
Dari gambar di atas dapat dilihat
bahwa sistem informasi memiliki komponen-komponen yang saling terintegrasi
membentuk satu kesatuan dalam mencapai sasaran sistem.
1. Blok
Masukan (Input Block)
Blok
masukan dalam sebuah sistem informasi meliputi metode-metode dan media untuk
menangkap data yang akan dimasukkan, dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Blok
Model (Model Block)
Blok
model ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang berfungsi
memanipulasi data untuk keluaran tertentu.
3. Blok
Keluaran (Output Block)
Blok
keluaran berupa data-data keluaran seperti dokumen output dan informasi yang
berkualitas.
4. Blok
Teknologi (Technology Block)
Blok
teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan
mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran serta membantu
pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Blok teknologi ini merupakan
komponen bantu yang mmperlancar proses pengolahan yang terjadi dalam sistem.
5. Blok
Basis Data (Database Block)
Merupakan
kumpulan data yang berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan di perangkat
keras komputer dan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
6. Blok
Kendali (Controls Block)
Meliputi
masalah pengendalian terhadap operasional sistem yang berfungsi mencegah dan
menangani kesalahan/kegagalan sistem.
PERANGKAT SISTEM INFORMASI
Sebuah sistem informasi yang lengkap
memiliki kelengkapan sistem sebagai berikut :
1. Hardware
Bagian ini merupakan bagian perangkat
keras sistem informasi. Sistem informasi modern memiliki perangkat keras
seperti komputer, printer dan teknologi jaringan komputer.
2. Software
Bagian
ini merupakan bagian perangkat lunak sistem informasi. Sistem informasi modern
memiliki perangkat lunak untuk memerintahkan komputer melaksanakan tugas yang
harus dialkukannya. Software dapat digolongkan menjadi beberapa kelompok yaitu
:
Sistem Operasi, seperti misalnya program
Microsoft Windows, LINUX, Novel ,Netware, dan lain sebagainya.
Aplikasi, seperti Microsoft Office, General
Ledger, Corel Draw, dan lain
sebagainya.
Utilitas, seperti anti virus, Norton
Utilities, Disk Doctor dan lain-lain.
Bahasa Pemrograman, seperti Visual Foxpro,
Bahasa C ++, Borland Delphi, dan
lain-lain.
3. Data
Merupakan
komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut untuk
menghasilkan informasi. Seperti contoh adalah dokumen bukti-bukti transaksi,
nota, kuitansi dan sebagainya.
4.
Prosedur
Merupakan
bagian yang berisikan dokumentasi prosedur atau proses-proses yang terjadi
dalam sistem. Prosedur dapat berupa buku-buku penuntun operasional seperti
prosedur sistem pengendalian intern atau buku penuntun teknis seperti buku manual menjalankan
program komputer dan sebagainya.
5.
Manusia
Manusia
merupakan bagian utama dalam suatu sistem informasi. Yang terlibat dalam
komponen manusia antara lain adalah :
Clerical personnel (untuk menangani transaksi dan pemrosesan
data dan melakukan inquiry = operator);
First level
manager: untuk mengelola pemrosesan data didukung dengan perencanaan,
penjadwalan, identifikasi situasi out-of-control dan pengambilan keputusan
level menengah ke bawah.
Staff specialist: digunakan untuk analisis
untuk perencanaan dan pelaporan.
Management: untuk pembuatan laporan berkala,
permintaan khsus, analisis khusus, laporan khsusus, pendukung identifikasi
masalah dan peluang, pendukung analisis pengambilan keputusan level atas.
PENGELOLA
SISTEM INFORMASI
Salah
satu perangkat yang paling penting dari sistem informasi adalah manusia sebagai
pengelola informasi. Oleh karena itu hubungan antara sistem informasi dengan
pengelolanya sangat erat. Sistem informasi yang dibutuhkan sangat tergantung
dari kebutuhan pengelolanya.
Pengelola
sistem informasi terorganisasi dalam suatu struktur manajemen. Oleh karena itu
bentuk atau jenis sistem informasi yang diperlukan sesuai dengan level
manajemennya.
Manajemen
Level Atas: untuk
perencanaan strategis, kebijakan
dan pengambilan keputusan.
Manejemen
Level Menengah: untuk
perencanaan taktis dan
pengambilan keputusan.
Manejemen Level Bawah: untuk perencanan dan
pengawasan operasi dan pengambilan keputusan.
Operator: untuk pemrosesan transaksi dan
merespon permintaan.
Kemudian
pada perkembangannya, dengan semakin besarnya lingkup sebuah sistem informasi
memerlukan adanya penataan kembali personel dengan baik terutama pada struktur
manajemen organisasi personil. Lihat contoh penataan struktur organisasi pada
departemen Sistem Informasi pada gambar 2.4. Tetapi struktur organisasi seperti
pada gambar tersebut dapat dimodifikasi sesuai dengan kondisi real perusahaan.
Variasi struktur manajemen tersebut sangat tergantung pada Managerial
Efficiency yang dibandingkan dengan
tingkat User Service.
Manajemen sumber daya manusia perlu
dilakukan dengan benar agar sistem informasi dapat berjalan dengan baik. Hal
itu dilakukan untuk mengurangi terjadinya kesalahan- kesalahan yang bersifat
manusiawi yang dapat mengurangi mutu informasi yang dihasilkan sebuah sistem.
Gordon B. Davis memberikan contoh kesalahan-kesalahan tersebut seperti misalnya
:
Metode pengumpulan dan pengukuran data yang
tidak tepat.
Operator sistem tidak mengikuti prosedur
pengolahan yang benar.
Kehilangan data atau data tidak terolah.
Pemeriksaan atau pencatatan data yang salah.
Salah dalam menggunakan dokumen induk/file
induk.
Kesalahan dalam prosedur pengolahan.
Kesalahan yang dilakukan dengan sengaja.
Kesulitan karena kesalahan dapat
diatasi dengan dua teknik yaitu pengontrolan data dan penambahan batas
kepercayaan pada data. Pengontrolan secara intern dapat dilakukan untuk
menemukan kesalahan-kesalahan yang terjadi. Selain itu perlu juga dilakukan pemeriksaan auditing
baik secara intern maupun ekstern.
FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI SISTEM
INFORMASI
Sebagai sebuah sistem yang
berinteraksi dengan lingkungannya, Sistem Informasi Akuntasi banyak dipengaruhi
oleh beberapa faktor seperti sumber daya manusia dalam organisasi, penggunaan
metode untuk melakukan analisa serta pemakaian komputer sebagai alat bantu.
1. Faktor metode kuantitatif yang digunakan
Metode
kuantitatif yang dimaksud merupakan alat bantu yang sangat penting bagi
manajemen dalam melaksanakan proses pengambilan keputusan. Metode-metode
tersebut seperti program evaluation and review (PERT), program analisa regresi
dan lain sebagainya. Penggunaan metode kuantitatif ini biasanya dikelompokkan
dalam suatu subsistem yang disebut dengan Decicion Support System (DSS) .
2. Faktor penggunaan komputer sebagai alat bantu
Sebenarnya
secara teori, komputer tidak harus digunakan dalam suatu sistem informasi
tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu
dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif
dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan yang namanya computer-based
information processing atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.
3. Faktor Sumber Daya Manusia
Sebuah
sistem dijalankan oleh dan untuk manusia. Manusialah yang menjadi penggerak
utama sistem. Sistem tidak akan dapat berjalan dengan baik jika manusia yang
berada didalamnya tidak dapat saling mendukung untuk pencapaian tujuan sistem.
Oleh karena itu, penyusunan sebuah sistem informasi akuntansi harus
memperhatikan perilaku manusia di dalamnya agar nantinya tidak menghambat
berjalannya sistem tersebut.
untuk file yang sudah saya edit menjadi microsoft word
download di bawah ini
DOWNLOAD
password : adlidesafiel
untuk file yang sudah saya edit menjadi microsoft word
download di bawah ini
DOWNLOAD
password : adlidesafiel